Игорь Шатохин, бизнес эксперт-аналитик корпорации "Галактика", кандидат технических наук
Системный подход к управлению группой компаний как целостной бизнес-системой, подразумевающий детальную проработку плана мероприятий по реализации стратегии холдинга, обеспечивает принятие решений на всех уровнях управления, ориентированных на интегральную выгоду для бизнеса холдинга на рынке.
В последние годы ярко проявляется тенденция объединения предприятий в холдинги и группы компаний. Наряду со сложностями и рисками, холдинговая организация бизнеса имеет существенные преимущества. Это синергетический эффект деятельности интегрированных компаний, повышение эффективности использования отраслевых мощностей, концентрация ресурсов на приоритетных направлениях, преодоление зависимости от поставщиков, монополизировавших изготовление отдельных комплектующих и другие факторы.
Среди перечисленных факторов построение единой системы логистики холдинга занимает особое место. Как показывают исследования российских промышленных предприятий, около 50% финансовых затрат холдинга или крупного предприятия напрямую зависят от применяемой политики сотрудничества с поставщиками (см. статью Александра Гришина в журнале "Национальная металлургия", октябрь/2007).
Наибольший эффект при оптимизации затрат дает централизованная система материально-технического снабжения холдинговых структур, построенная на базе интегрированной информационной системы. Ниже я хочу поделиться с читателями портала опытом автоматизации системы материально-технического обеспечения холдинговых структур, выступающих в роли заказчиков капитального строительства или реконструкции производственных объектов.
Цикл работ материально-технического обеспечения ресурсами в рамках холдинга начинается с заявочной кампании. Вначале служба материально-технического снабжения головного офиса собирает заявки филиалов на материально-технические ресурсы (МТР). Далее она определяет источники покрытия потребности филиала в МТР: за счет вовлечения наличных запасов на складах или за счет их закупки. Недостающие заявленные ресурсы либо их аналоги закупаются и распределяются между филиалами. Для повышения точности работы службы материально-технического снабжения ведется целевой учет складских запасов. При этом ответственность и обязанности служб снабжения и доставки в этой цепочке строго разделены.
Теперь посмотрим, как эта организационная схема работает на уровне автоматизированной системы управления.
С точки зрения системы Галактика ERP минимальной единицей информации о движении ресурсов является заявка.
Заявка – это заказ на определенное количество продукции одного наименования с конкретным сроком поставки. Каждая заявка учитывается под своим уникальным номером. Наличие в заявке различных классификационных признаков позволяет анализировать функционирование системы снабжения в самых разных разрезах.
Прием заявок в головном офисе холдинга организован через заявочный модуль системы Галактика ERP. На их основе формируется т.н. регистр заявок, в котором фиксируются все операции с материально техническими ресурсами: от подтверждения и контрактации заявок – до прихода ресурсов на склад и отгрузки их потребителям. Причем система учитывает как плановые, так и фактические операции. Это дает возможность контролировать через регистр обеспеченность заявок ресурсами, состояние работ по организации закупок МТР и их отгрузки филиалам в текущий момент времени. В ходе выполненных проектов был создан новый алгоритм, позволяющий проверять наличие необходимых ресурсов на складах, вовлекать их в фонд обеспечения заявок с учетом допустимых замен, а при наличии сверхнормативных запасов и неликвидов – менять целевое назначение ресурсов и заново привязывать их к регистру заявок. 
После того, как мы вовлекли запасы в обеспечение заявок, распределили затраты и оценили нехватку ресурсов, система помогает наладить управление контрактацией закупок. Например, на практике предприятия-партнеры нередко предлагают холдингу альтернативную номенклатуру комплектующих и материалов. Если холдинг устроят предложенные варианты, система позволяет корректировать контрактацию планов закупок на основании фактически предложенной номенклатуры. При поступлении МТР в системе четко отслеживается связь приходных документов с первичной заявкой, даже если в них была указана другая номенклатура. Автоматически запускается процедура оприходования материально-технических ресурсов и отдельный алгоритм обеспечивает адресный учет поступивших ресурсов. 
Итак, ресурсы поступили на склад и назначение их известно. На этом работа службы снабжения закончена.
На следующем этапе служба доставки холдинга проводит отгрузку материально- технических ресурсов. План отгрузки формируется на основании заявок на материально технические ресурсы. При этом система показывает соответствие плановых номенклатурных позиций реальному наличию ресурсов и их аналогов на складах. Службе доставки остается только скомплектовать отгрузку конкретным филиалам. В ходе проекта была решена проблема, которая связана с тем, что ресурсы, используемые холдингом, обладают специфическими особенностями. Скажем, было запланировано отправить в два филиала по 30 тонн труб. Но поскольку все трубы несколько отличаются своими размерами и весом, то реально мы можем отправить в один филиал 31 тонну, а в другой – 29 тонн – и никак иначе. В результате подобных ситуаций могут возникать отклонения в обеспеченности заявок. Специалисты корпорации "Галактика" разработали специальный алгоритм обработки подобных ситуаций. 
На практике конкретные объекты капитального строительства могут возводиться в течение нескольких лет, а договор с генподрядчиком заключается на год. Специалисты корпорации "Галактика" разработали алгоритм, позволяющий формировать т.н. разделительные ведомости по периодам времени, учитывающие, за счет кого – заказчика или подрядчика – производится обеспечение материально-техническими ресурсами и контроль факта их исполнения.
В конечном итоге автоматизация системы управления снабжением позволяет значительно снизить издержки заказчиков строительства и ускорить процессы обеспечения монтажно-строительных работ материально-техническими ресурсами.
