ОСНОВНЫЕ КОНЦЕПЦИИ СНАБЖЕНИЯ

Как правило, все многообразие форм организации снабжения крупных компаний, в том числе холдингов, можно классифицировать по признаку централизации закупочной деятельности относительно центрального  подразделения материально-технического обеспечения (если их несколько, например, в управляющей и дочерних компаниях). При таком подходе выделяется три основные концепции организации снабжения:

·         Концепция децентрализованного снабжения;

·         Концепция централизованного снабжения;

·         Концепция смешанного снабжения.

Концепция децентрализованного снабжения

Данная концепция (см. Рис. 1) предоставляет возможность компаниям, входящим в холдинг, самостоятельно осуществлять закупочную деятельность как с компаниями холдинга, так и c внешними компаниями-поставщиками.

При этом основными эффектами внедрения закупочной интернет-системы являются: повышение эффективности поиска и заказа требуемого материально-технического обеспечения (МТО), снижение затрат на закупку МТО, снижение издержек на хранение складских неликвидов или излишков на складах компаний холдинга, снижение потерь от работы недобросовестных менеджеров по закупкам. Развитые средства подготовки отчетности позволяют оперативно подготавливать и предоставлять отчеты в управляющую компанию холдинга по закупочной деятельности компаний. При реализации данной концепции не теряется самостоятельность компаний, входящих в холдинг, в части снабжения.

Рис. 1. Схема децентрализованного снабжения 

 

Концепция централизованного снабжения

Данная концепция (см.Рис 2) предполагает, что компании, входящие в холдинг, осуществляют всю закупочную деятельность через центральное подразделение МТО холдинга. В данном случае центральное подразделение МТО собирает от компаний заявки на закупку МТО, консолидирует поступившие заявки и осуществляет закупку как у компаний, входящих в холдинг, так и у внешних компаний-поставщиков. При этом основными эффектами внедрения закупочной интернет-системы являются: повышение эффективности управления финансовыми и материальными потоками холдинга, повышение эффективности поиска и заказа требуемой продукции, снижение затрат на закупку продукции за счет получения дополнительных скидок, снижение издержек на хранение складских неликвидов или излишков на складах компаний холдинга, снижение потерь от работы недобросовестных менеджеров по закупкам. Развитые средства подготовки отчетности позволяют оперативно подготавливать и предоставлять отчеты по закупочной деятельности компаний и центрального подразделения МТО в управляющую компанию холдинга.

Рис 2. Схема централизованного снабжения

 

Концепция смешанного снабжения

Данная концепция (см.Рис. 3) предполагает, что компании, входящие в холдинг, могут осуществлять закупочную деятельность как самостоятельно, так и через центральное подразделение МТО холдинга. При реализации данной концепции за компаниями холдинга закрепляется право осуществления самостоятельных закупок (продажи) МТО, не являющегося стратегически важным для холдинга (канцелярские товары, товары гигиены и проч.). При этом центральное подразделение МТО осуществляет закупку (продажу) стратегически важного МТО (сырье, энергия и проч.) по заявкам от компаний холдинга. При этом достигаются эффекты присущие концепциям централизованного и децентрализованного снабжения. Развитые средства подготовки отчетности позволяют оперативно подготавливать и предоставлять отчеты по закупочной деятельности компаний и центрального подразделения МТО в управляющую компанию холдинга.

Рис. 3. Схема смешанного снабжения

 

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ЗАКУПОЧНОЙ ИНТЕРНЕТ-СИСТЕМЫ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ КОНЦЕПЦИИ ДЕЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО СНАБЖЕНИЯ

Рассмотрим пример реализации концепции децентрализованного снабжения. Главную цель реализации данной концепции можно сформулировать как:

«Повышение эффективности закупочной деятельности холдинга».

Тогда достижение данной цели будет возможно за счет достижения соответствующих подцелей:

1.       Повышение оперативности проведения закупок;

2.       Сокращение операционных издержек на проведения закупок;

3.       Сокращение закупочной стоимости МТО;

4.       Сокращение потерь связанных с наличием неликвидов/складских излишков;

5.       Повышение уровня контроля осуществления торгово-закупочных операций;

6.       Снижение потерь при сбоях в поставках.
 

РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ И ЭФФЕКТЫ ПРИ СОЗДАНИИ ЗАКУПОЧНОЙ ИНТЕРНЕТ-СИСТЕМЫ

Реализация целей концепции децентрализованного снабжения требует решения ряда задач в рамках создания закупочной интернет-системы. Разумеется, каждая задача имеет собственное, порой непростое решение, дающее холдингу дополнительные эффекты в виде сокращения временных и материальных издержек, повышения качества операций, снижения доли рутинной работы специалистов (см. Табл. 1).

В рассматриваемом примере реализации закупочной интернет-системы могут быть реализованы каталоги трех типов:

1.      Каталоги продукции поставщиков
Данные каталоги содержат продукцию поставщиков с необходимыми для дальнейшего проведения закупок параметрами. Продукция может обладать такими параметрами как: идентификационный номер, название продукта поставщика, цена, цена с доставкой, цена со скидкой, соответствие ГОСТам и ТУ, единица измерения, минимальный объем поставки и прочее. Поставщики могут иметь несколько каталогов данного типа, каждый из которых предназначен определенной закупающей компании.
Каталоги загружаются в закупочную интернет-систему через соответствующий Web-интерфейс либо напрямую из интегрированной информационной системы (если была проведена такая интеграция) поставщика. Допускается импорт каталогов продукции как в формате закупающих компаний, так и в формате поставщика. Данные каталоги доступны только администраторам каталогов закупочной интернет-системы со стороны поставщика.

2.      Каталоги продукции, доступные закупающим компаниям
Каждая закупающая компания имеет единственный каталог данного типа. В каталоге содержится продукция из каталогов поставщиков, предназначенных для данной закупающей компании. Подготовку каталога закупающей компании осуществляет администратор каталогов со стороны данной компании. Название продукции и ее параметры представлены в формате закупающей компании. Подготовка осуществляется тремя способами:

·         Наименование продукции и ее параметры импортируются из каталога поставщиков напрямую (при условии, что каталог поставщика предоставлен в формате закупающей компании);

·         Наименование продукции и ее параметры импортируются из каталога поставщиков с предварительным переформатированием в формат закупающей компании (при условии, что каталог поставщика предоставлен в собственном формате);

·         Наименование продукции и ее параметры, представленные в каталоге поставщика,  сопоставляются с наименованием продукции и ее параметрами в каталоге закупающей компании средствами закупочной интернет-системы (при условии, что каталог поставщика предоставлен в собственном формате).

3.      Каталоги продукции, доступные сотрудникам закупающих компаний
Каталоги данного типа доступны менеджерам по закупкам в соответствии с их правами доступа. Каждый каталог подготавливается в соответствии с должностными обязанностями менеджеров по закупкам, т.е. каталог может включать продукцию заданной номенклатуры,  продукцию заданного диапазона цен, заданного производителя и т.д. Каталоги подготавливается на основании каталога закупающей компании администратором каталогов со стороны данной компании.

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЗАКУПОЧНОЙ ИНТЕРНЕТ-СИСТЕМЫ

В данном разделе представлено описание процесса  закупок с использованием закупочной интернет-системы (см. Рис. 4).

Действие 1. Вход пользователя в систему

Вход зарегистрированных пользователей в систему осуществляется по авторизационным параметрам: логину и паролю.

Действие 2. Предоставление персонифицированного доступа

Доступ пользователей к информации и функциям закупочной интернет-системы осуществляется на основании прав доступа, назначенных ее администратором. Средствами закупочной интернет-системы осуществляется разграничение доступа к разделам каталогов и информации поставщиков, к функциям проведения аукционов и тендеров, к функциям закупок и просмотра отчетов и т.д.   

Действие 3. Запрос требуемой продукции

Требуемая продукция выбирается вручную из предоставленного сотруднику каталога. Кроме того, при помощи поискового механизма можно осуществлять запрос требуемой продукции по названию продукции, по идентификационному номеру, по названию поставщика, по дате последней закупки и проч. Данная функциональность обычно предоставляется менеджерам, работающим в цехах, в отделе закупок, в конструкторском бюро, ремонтной службе и т.д.

Действие 4. Предоставление результатов поиска по доступному для пользователя каталогу продукции

Результатом выполнения поискового запроса является перечень торговых позиций с соответствующими описаниями.

Действие 5. Просмотр результатов поиска требуемой продукции

Для каждой торговой позиции, полученной при выполнении поискового запроса, может быть вызвано подробное описание, включающее:  идентификационный номер, название продукта поставщика, цена, цена с доставкой, цена со скидкой, соответствие ГОСТам и ТУ, единица измерения, минимальный объем поставки, контракты и прочее.

Рис. 4. Процесс осуществления закупок с использованием закупочной интернет-системы.

Действие 6. Проверка: входит ли в результаты поиска требуемая продукция?

Пользователь оценивает наличие требуемой продукции в результатах поиска по предоставленному ему каталогу. Для поставщиков требуемой продукции, найденной в каталоге, подготавливается запрос об уточнении условий поставки (см. Действие 7, Рис. 4). В том случае, если искомая продукция не найдена, пользователь может выставить в закупочной интернет-системе запрос на поставку отсутствующей продукции (см. Действие 7.1, Рис. 4).

Действие 7.1. Подготовка запроса на поставку продукции, отсутствующей в каталоге

При подготовке запроса пользователь вносит в предоставленную электронную форму название и параметры продукции (ГОСТы, ТУ, размерность, особые требования и условия поставки, объем поставок, желаемую стоимость закупок), отсутствующей в каталоге. Внесенные данные учитываются в закупочной интернет-системе и предоставляются соответствующим поставщикам в виде запроса на поставку требуемой продукции. Функция подготовки данного типа запросов предоставляется сотрудникам на основании соответствующих прав доступа.

Действие 7. Подготовка запроса об уточнении условий поставки требуемой продукции

Пользователь отбирает лучшие предложения о поставке требуемой продукции от одного или нескольких поставщиков и отправляет им запрос об уточнении условий поставки. В запросе уточняются текущие на данный момент условия поставок (цены, складские запасы, скидки, сроки, качество и проч.). Процедура уточнения необходима для выбора лучших поставщиков из числа разместивших предложения о поставке требуемой продукции. Функция подготовки запроса обычно предоставляется менеджерам по закупкам. При интеграции информационных систем поставщика с закупочной интернет-системой функция уточнения текущих условий поставок выполнятся в автоматическом режиме.

Действие 8. Передача запроса потенциальным поставщикам

Сделанные запросы учитываются в закупочной интернет-системе и предоставляются соответствующим поставщикам.

Действие 9. Обработка запроса потенциальными поставщиками

Все запросы, поступившие от закупающих компаний, доступны к просмотру менеджерам по продажам через Web-интерфейс закупочной интернет-системы. Предусмотрена возможность маршрутизации поступивших запросов различным менеджерам по продажам. Маршрутизация запросов между менеджерами осуществляется по следующим критериям: компания-закупщик, закупаемая продукция, объемы закупаемой продукции и прочее. При рассмотрении запросов об уточнении условий поставки, менеджеры по продажам вносят необходимые уточнения и необходимые комментарии. При рассмотрении запросов на поставку продукции, менеджеры по продажам осуществляют размещение информации об условиях поставки.

Действие 10. Передача обработанного запроса закупающей Компании

Сделанные уточнения или предложения о поставке продукции учитываются в закупочной интернет-системе и предоставляются соответствующим закупающим Компаниям.

Действие 11. Выбор лучшего поставщика требуемой продукции

На основании значений параметров обработанных запросов, возвращенных потенциальными поставщиками, осуществляется выбор лучшего поставщика требуемой продукции. Как правило, выбор осуществляют менеджеры по закупкам.

Действие 12. Подготовка заявки на закупку требуемой продукции у выбранного поставщика

Пользователь подготавливает заявку на закупку продукции в соответствии с предложениями выбранного поставщика. При этом указываются требуемые параметры закупки, например: количество, срок доставки, адрес доставки, способ доставки и т.д. Функция подготовки заявки обычно предоставляется менеджерам по закупкам компании (цеха, конструкторского бюро, ремонтной службы и т.д.).

Действие 13. Передача заявки ответственным менеджерам на утверждение

Подготовленные заявки учитываются и пересылаются на рассмотрение и утверждение ответственным менеджерам различных подразделений закупающей Компании. К числу возможных подразделений относятся: бюджетный комитет, финансовая служба, конструкторского бюро, снабженческое подразделение, служба качества и проч. Подготовленные заявки могут проходить рассмотрение и утверждение ответственными менеджерами как последовательно, так и параллельно.

Действие 14. Рассмотрение заявки на закупку требуемой продукции у выбранного поставщика

Ответственные менеджеры рассматривают поступившие для проверки и утверждения заявки с помощью Web-браузера.

Действие 15. Проверка: Удовлетворяют ли выбранные значения параметров закупки?

При рассмотрении заявок осуществляется проверка значений параметров закупки, таких как: цена, сроки поставки, количество, наличие сертификатов, договоров и т.д. В том случае, если значения параметров не удовлетворяют ответственных за проверку менеджеров, заявка возвращается на доработку к менеджерам по закупкам (см. Действие 11, Рис. 4).    

Действие 16. Утверждение заявок на закупку требуемой продукции

Заявки успешно прошедшие рассмотрение и утверждение всеми ответственными менеджерами автоматически приобретают статус утвержденных.

Действие 17. Преобразование заявок в заказы

Утвержденные заявки автоматически преобразуются средствами закупочной интернет-системы в заказы на закупку требуемой продукции.

Действие 18. Передача заказов выбранным поставщикам продукции

Заказы учитываются в хранилище документов закупочной интернет-системы и предаются на рассмотрение выбранному поставщику требуемой продукции.

Действие 19. Рассмотрение заказов на закупку требуемой продукции

Все заказы на закупку, поступившие от закупающих Компаний, доступны к просмотру менеджерам по продажам с помощью Web-браузера либо с помощью корпоративной информационной системы при условии ее интеграции с закупочной интернет-системой. Предусмотрена возможность маршрутизации поступивших заказов между менеджерам по продажам. Маршрутизация заказов осуществляется по следующим критериям: компания-закупщик, закупаемая продукция, объемы закупаемой продукции и прочее.

Действие 20. Проверка: Соответствуют ли значения параметров заказа на закупку текущим условиям поставки продукции?

Менеджер по продажам осуществляет проверку значений параметров заказа на соответствие текущим условиям поставки продукции (условия поставки на момент рассмотрения заказа). Кроме того, осуществляется проверка наличия скидок. Если значения параметров заказа полностью соответствуют текущим условиям поставки, то заказ утверждается к исполнению (см. Действие 21, Рис. 4). В противном случае в заказ вносятся необходимые коррективы (см. Действие 21.1, Рис. 4).

Действие 21.1 Внесение корректировок в значения параметров заказов на закупку

Менеджер по продажам вносит корректировки в значения параметров заказов на закупку в соответствии с текущими условиями поставки и наличием скидок.

Действие 21.2 Передача откорректированных заказов на закупку

Внесенные корректировки учитываются в закупочной интернет-системе и предоставляются соответствующим менеджерам закупающих Компаний. Откорректированные заказы преобразуются в заявки для дальнейшей возможности их доработки (см. Действие 12, Рис. 4).

Действие 21. Утверждение заказов на закупку

Утверждение заказов к исполнению осуществляется менеджерами по продажам Компаний поставщиков, если значения параметров заказов полностью соответствуют текущим условиям поставки. 

Действие 22.1 Подготовка и учет платежной документации на основании утвержденных заказов

На основании утвержденного заказа на закупку средствами закупочной интернет-системы автоматически подготавливаются и учитываются необходимые документы для осуществления платежей (например: счет, платежное поручение и т.д.).  

Действие 22.2 Распечатка документации

Сотрудники закупающей Компании имеют возможность распечатывать подготовленную средствами закупочной интернет-системы документацию.

Действие 23.1 Подготовка и учет финансовой и транспортной документации на основании утвержденных заказов

На основании утвержденного заказа на закупку средствами закупочной интернет-системы автоматически подготавливаются и учитываются необходимые документы для осуществления финансового учета и транспортировки продукции (например: счет-фактура, доверенность, транспортная накладная и т.д.).

Действие 23.2 Распечатка документации

Сотрудники Компании-поставщика имеют возможность распечатывать подготовленную средствами закупочной интернет-системы документацию.

Действие 23.3 Обновление статуса выполнения заказа

Статус выполнения заказа (например: принято к исполнению, ожидание платежей, отгрузка, отгружен и т.д.) обновляется в закупочной интернет-системе сотрудниками Компании-поставщика. Данная возможность позволяет закупающей компании оперативно отслеживать ход выполнения поставок минуя почтовые, телефонные и факсимильные сообщения.

Действие 23.4 Учет статуса выполнения заказа

Изменения статуса выполнения заказа протоколируется и учитывается средствами закупочной интернет-системы для обеспечения возможности документального подтверждения спорных ситуаций. 

Действие 24. Отслеживание статуса выполнения заказов

Менеджеры по закупкам обладают возможностью оперативно отслеживать ход выполнения заказов средствами закупочной интернет-системы, подготавливать соответствующие отчеты. Эта возможность особенно важна при высокой загрузке менеджеров по закупкам, т.к. в отчетах можно оперативно выявить все заказы с отклонениями по срокам выполнения.

Действие 25. Проверка: Доставлена ли требуемая продукция?

При успешном выполнении поставки (соответствие продукции требуемому качеству, соответствие количества, фасовки и т.д.) менеджер по закупкам закрывает заказ.

Действие 26. Закрытие заказа

При закрытии заказа он удаляется из списка текущих и архивируется в информационном хранилище закупочной интернет-системы.

Действие 27. Архивирование заказа

При архивации заказа сохраняются его параметры (номенклатура, менеджеры, поставщик и т.д.) и данные о ходе выполнения.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В представленном документе сжато изложены основные концепции снабжения компании (холдинга) с применением закупочной интернет-системы, а также цели, задачи и эффекты внедрения, представлен реальный пример осуществления процесса «электронных» закупок.

Необходимо отметить, что изложенные концепции не являются постулатами построения закупочных интернет-систем в российских компаниях (холдингах). Однако они могут стать отправной точкой для обоснованного решения по внедрению новых технологий торгово-закупочной деятельности, позволяющих повысить эффективность закупок, привлечь новых поставщиков и партнеров.