Эффективность работы отдела снабжения напрямую влияет на финансовые результаты деятельности предприятия. Поэтому эта служба, естественно, рассматривается как ключевое звено в цепочке снижения себестоимости продукции. Вместе с тем, выступая в роли поставщика для других подразделений предприятия, отдел снабжения должен постоянно стараться улучшать обслуживание других отделов. Avantis.Pro сопоставляет задачи отдела снабжения с задачами потребителей его услуг, предоставляя каждому отделу программные средства, необходимые для решения его специфических задач, и обеспечивая при этом достижение конечных целей предприятия в целом.
Avantis.Pro представляет собой набор интегрированных программных модулей, позволяющих предприятию эффективно справляться со сложными задачами управления производством. Полная интеграция с функциями технического обслуживания гарантирует, что отдел снабжения своевременно получит информацию о текущих и будущих потребностях других отделов в материально-технических средствах и адекватно отреагирует на них. По мере возникновения потребностей пользователи услуг снабжения имеют возможность самостоятельно инициировать приобретение необходимых товаров и услуг.
Avantis.Pro помогает отделам снабжения поддерживать баланс между задачами снижения стоимости закупок и повышения качества обслуживания других подразделений.
Avantis.Pro позволяет автоматизировать процесс снабжения и, таким образом, значительно снизить общие затраты на осуществление закупок за счет сокращения трудозатрат на выполнение ручных операций. Благодаря множеству новаторских функций модуля "Снабжение" Avantis.Pro позволяет максимально упростить или обойти многие из этапов процесса закупок. В результате, отдел снабжения имеет возможность уделять больше времени вопросам управления: концентрировать внимание на таких задачах, как улучшение отношений с поставщиками, заключение более выгодных долгосрочных контрактов, более быстрое обеспечение пользователей необходимыми товарами и услугами.
Поскольку потребности предприятия непрерывно меняются, Avantis.Pro позволяет гибко под них подстраиваться, что позволяет предприятию поддерживать баланс между стоимостью закупок и качеством обслуживания подразделений.
Задачи отдела снабжения
Задача типичного отдела снабжения двояка: с одной стороны, необходимо повышать качество снабжения, а с другой - снижать затраты на его выполнение. Качество снабжения измеряется степенью легкости извещения о возникшей потребности и эффективностью (скоростью)/экономичностью (прежде всего, ценой) ее обеспечения. Сократить затраты на снабжение можно двумя способами: путем снижения расходов, связанных с закупками, и путем снижения стоимости самих приобретаемых товаров и услуг.
Отдел снабжения обязан найти "золотую середину", используя эти два способа. Использование правильно подобранных средств позволяет добиться максимальной отдачи от ресурсов в решении задач снабжения. Прежде, чем удастся создать оптимальную систему снабжения, потребуется решить множество вопросов и преодолеть различные препятствия.
Проблемы снабжения
Отделы снабжения сталкиваются сегодня с множеством проблем, как внутренних, так и внешних. Такие факторы, как экономическое давление, глобализация экономики, нормы и инструкции, взятые вместе, создают атмосферу непрерывных перемен.
Для преодоления этих проблем необходимы инструменты, способные динамически меняться вместе с окружающей обстановкой и помогать извлекать выгоду из происходящих изменений. Помогая работникам адаптироваться к изменениям и создавать решения "по своим требованиям", Avantis.Pro позволяет предприятию пережить любые перемены и создать идеальную систему снабжения в плане ее эффективности.
Avantis.Pro помогает решать проблемы - и сегодня, и в будущем
Стратегия Wonderware повышения эффективности и снижения себестоимости заключается в исключении из процесса снабжения ручных операций, тем самым позволяя сконцентрировать все силы на вопросах управления снабжением. Используемая Wonderware технология адаптации к изменениям дополнительно помогает перейти от среды с обилием ручных операций к системе, которая отличается повышенной эффективностью, экономичностью и управляемостью операций.
Гибкость
Появление компьютеризированных систем управления закупками, новых технологий (таких как факсимильная связь, электронная почта, электронный обмен данными, Интернет, Интранет, персональные компьютеры), новые подходов (напр., стимулирование работников, реорганизация бизнеса) и новых экономических реалий (напр., разукрупнение, сокращение потребления ресурсов) привело к значительным переменам в деловой практике осуществления закупок. Изменения, происходящие в экономике, носят перманентный характер. В связи с этим возникает потребность в таких решениях, которые могли бы приносить пользу не только сегодня, но и в будущем.
Avantis.Pro обладает гибкостью, позволяющей непрерывно изменять методы работы на всех уровнях; будь то общее направление деятельности предприятия, процессы внутри подразделений или предпочитаемые приемы работы отдельных сотрудников.
Стимулирование сотрудников
Работники, стремящиеся самостоятельно принимать решения и добиваться их выполнения, имеют больше шансов на успех, чем те, кому самостоятельность не свойственна. Wonderware переносит эту концепцию и на свои программы. Модуль снабжения Avantis.Pro, к примеру, ориентирован на задачи снабженца и на решения, которые приходится ему принимать в течение цикла осуществления закупки.
В целях содействия успешной работе отдела снабжения, Avantis.Pro предоставляет полный набор инструментов для автоматизации принятия решений по всем аспектам снабжения на основе задаваемых бизнес-правил. Результат - повышение эффективности цикла закупок, в котором сокращается число операций и время, затрачиваемое работниками на прохождение всего цикла.
Такая степень автоматизации позволяет легко перейти от управления отдельными операциями к управлению службой снабжения в целом. При переходе на автоматизированный процесс снабжения вы сможете сразу направить свои усилия на общее развитие службы снабжения, используя инструменты, помогающие укреплять связи с поставщиками, эффективно вести контракты, стимулировать работников.
Автоматизация цикла снабжения
Avantis.Pro позволяет снизить расходы и количество операций за счет исключения ручных операций из цикла снабжения.
Традиционный цикл снабжения включает в себя большие затраты времени и сил, не настолько быстро реагирует на потребности производства, как мог бы, и обходится предприятию слишком дорого.
Wonderware предоставляет средства, позволяющие либо исключить, либо реорганизовать избыточные операции в цикле снабжения. Автоматизация рутинных операций позволяет уделять больше времени таким задачам, как укрепление связей с поставщиками, предоставление работникам полной информации, необходимой для принятия правильных решений, и постепенно переходить к «идеальной организации снабжения». С помощью Avantis.Pro вы сами задаете направление, переходя на новые уровни эффективности тогда, когда нужно.
Для автоматизации цикла снабжения Wonderware делит все операции на три стадии: оповещение о потребности, ее обеспечение и закрытие цикла.
Автоматизация регистрации потребности
Модуль снабжения Avantis.Pro является универсальным инструментом, охватывающим все задачи службы снабжения предприятия. Главным элементом автоматизации регистрации всех потребностей является уникальная функция Avantis.Pro, называемая каталогом. Каталог - это инструмент, с помощью которого все имеющиеся на предприятии ресурсы и средства снабжения делаются доступными уполномоченным сотрудникам. Подобно физическим каталогам товаров, этот каталог содержит информацию обо всем, что предприятие закупает. Однако, в отличие от физических каталогов, информация данного каталога:
· доступна в электронном виде на экране компьютера
· является единым реестром, независимо от источника поставки материалов и услуг
· включает в себя все данные предприятия по снабжению, такие как текущие цены, контракты, заданный порядок утверждения, методы закупок и т.п.
Таким образом, каталог служит центральным и главным звеном в процессе автоматизации регистрации всех потребностей - формируются ли они программно, либо вводятся вручную.
Avantis.Pro позволяет автоматизировать регистрацию и обеспечение нужд отдела технического обслуживания, инженерных и производственных отделов в рамках планирования работ.
Например, согласно наряд-заказам на ПО и производственным графикам плановый отдел определяет, какие ресурсы потребуются и к какому времени. В зависимости от типа операций, большая часть этой информации предоставляется системой автоматически. Во всех случаях, Avantis.Pro определяет, каким образом зарегистрированные потребности можно удовлетворить: через склад или отдел снабжения. Как интеллектуальный инструмент, каталог умеет сам определять, требуется ли закупка материалов на склад, или их можно закупить напрямую. Поэтому выполнение некоторых этапов обработки может происходить без участия пользователя. Данная способность каталога значительно упрощает процедуру перехода от регистрации требования к его обеспечению службой снабжения. 
Рис. 1. Регистрация потребностей – Главным инструментом регистрации потребности является каталог. Вы просто открываете электронный каталог материалов и выбираете то, что вам нужно. Заранее установленные правила определяют, каковы будут дальнейшие действия Avantis.Pro. 
Рис. 2. Каталог позволяет удобным образом найти потребные материалы и ресурсы, а также – их поставщиков:
Потребности в складируемых запчастях и материалах обычно обеспечиваются отпуском со складов через систему учета запасов. За оптимизацию уровней запасов на складе отвечает процесс пополнения запасов. Процесс пополнения, выполняемый через заданные интервалы или активизируемый при возникновении потребностей для технического обслуживания или производства, определяет, запасы каких материалов нуждаются в пополнении.
Гибкие, определяемые пользователем правила пополнения запасов могут автоматически активизировать операции перемещения между складами, получения по контракту или оформления заказа на закупку.
Когда требуемые материалы появляются в наличии, Avantis.Pro автоматически "бронирует" их на исходный документ (заказ-наряд на обслуживание, требование на отпуск со склада или производственный график), по которому они были востребованы.
Бронирование необходимо для отслеживания направления использования зарезервированных запасов. Например, когда на склад поступает зарезервированный запас, Avantis.Pro бронирует его на того, кто затребовал данный резерв. Система оприходования затем получает запрос на отпуск материалов заявителю.
Бронирование необходимо для отслеживания направления использования зарезервированных запасов. Пользователи будут только выигрывать от того, если будут уверены, что поданное ими требование на материалы или услуги будет удовлетворено в нужное время и в полном объеме. Операция бронирования также сокращает объем внутренних операций благодаря исключению ручных операций из системы, что значительно ускоряет цикл снабжения.
Важную роль в процессе снабжения играет процесс прямых закупок. В отличие от других систем, которые, рассматривая прямые закупки как исключение из правила, предоставляют мало возможностей их автоматизации, Avantis.Pro стремится автоматизировать их максимально, насколько это возможно. Таким образом, прямые закупки становятся частью общего процесса пополнения.
Прямые закупки могут осуществляться либо вручную - путем ввода заявки, заказа на поставку или требования по контракту, либо с помощью функций автоматизации Avantis.Pro. Как и в случае закупок на склад, операция прямой закупки значительно упрощается благодаря использованию каталога. В каталоге хранится вся информация по прошлым и планируемым закупкам, а также базовые сведения по внеплановым разовым закупкам (например, по типу товаров и по типу закупок). Каталог может использоваться непосредственно пользователем, либо системой - т. е. автоматически. Согласно заданным бизнес-правилам, регистрация потребности в материалах происходит либо с помощью инициализации контракта на закупку, либо оформлением заявки или заказа на поставку.
Независимо от способа регистрации потребностей (автоматически или вручную) выполнение ручных операций в процессе цикла прямых закупок не требуется. Отдел технического обслуживания и производственные отделы определяют свои потребности таким образом, как будто они работают в неавтоматизированной среде. Однако Avantis.Pro дает возможность задать уполномоченных пользователей, для которых будут активизироваться встроенные средства автоматизации всего цикла, а не только той его части, где непосредственно осуществляется закупка товаров.
Степень автоматизации, реализованная в Avantis.Pro, позволяет уполномоченным сотрудникам отдела снабжения использовать все средства корпоративной системы, позволяя им без усилий приобретать все необходимые ресурсы. Таким сотрудникам не придется тратить время на звонки снабженцам по вопросам ускорения оформления и утверждения документов, что позволит снабженцам сконцентрироваться непосредственно на задачах управления и исполнения процесса закупки. Результат - снижение стоимости и повышение эффективности процесса закупок.
Не все потребности возникают на основе плановых документов. Помимо автоматического выявления потребностей в товарах и услугах из систем технического обслуживания, инженерных и производственных служб, Avantis.Pro автоматизирует их выявление из любых других источников.
В традиционном цикле снабжения потребность регистрируется созданием заявки. Avantis.Pro позволяет как использовать, так и исключать этап ручного ввода заявки. Главным инструментов регистрации потребности является каталог. Вы просто открываете электронный каталог материалов и выбираете то, что вам нужно: на основе заранее установленных правил вы определяете, каким образом Avantis.Pro будет действовать дальше. Результатом регистрации вашей потребности может стать отпуск со склада, резервирование или заказ на пополнение запасов, либо закупка, но любой из этих процессов не обязательно будет включать оформление заявки. Приведенные выше операции могут осуществляться автоматически, но даже в случае необходимости вручную активизировать регистрацию потребности, Avantis.Pro сам выполнит всю остальную работу.
Если все же требуется использование заявок, то встроенная в Avantis.Pro форма электронной заявки значительно упрощает эту процедуру. В этой форме разрешается ввести ровно столько сведений, сколько известно заявителю. Если же заявитель начнет регистрацию потребности с помощью каталога, то оформление заявки будет происходить автоматически - система сама введет все данные, необходимые для выполнения закупки.
Во многих организациях заявки играют двойную роль - как способ формальной регистрации требования и как средство контроля разрешения их исполнения. Avantis.Pro позволяет создать алгоритмы предварительного утверждения и неограниченный набор правил автоматического утверждения. Все это позволяет сократить ручную работу в цикле утверждения закупок и одновременное обеспечить гибкость и управляемость самого процесса. Пользователи имеют возможность действовать быстро вместо того, чтобы терпеливо ждать прохождения заявок через всю бюрократическую цепочку.
Avantis.Pro позволяет устанавливать этапы цикла обработки заявок на основе действующих на предприятии правил. С точки зрения максимальных возможностей автоматизации, при выборе пользователем товаров или услуг по каталогу система может автоматически оформить контракт или заказ на поставку. Однако при желании всегда можно настроить процесс так, что на любой указанной стадии будет требоваться выполнение проверки или утверждение заявки. По мере изменения действующих правил проверки и утверждения Avantis.Pro будет соответствующим образом изменять порядок своих операций.
Система Avantis.Pro является наиболее адаптируемой к изменениям. Она не просто позволяет настроить процессы регистрации заявок различных типов и из различных источников, но и при необходимости обеспечивает легкую и быструю подстройку этих процессов под новые условия.
Автоматизация реагирования на потребности
В традиционном цикле снабжения существует разделение обязанностей между заявителем и снабженцем. От заявителя требуется только зарегистрировать информацию о своей потребности и передать ее снабженцу. Снабженец проверяет заявку и при необходимости оформляет заказ на поставку, для которого он сам выбирает поставщика и договаривается о ценах. Снабженец направляет заказ поставщику и отвечает за весь дальнейший процесс его исполнения вплоть до получения материалов по заказу. При такой организации процесса заявитель изолирован как от участия в ходе процесса, так и от его результатов. Такая изоляция приводит к неэффективной обратной связи и требует чрезмерных усилий со стороны снабженцев для адекватного реагирования на потребности заявителей.
Avantis.Pro позволяет частично или полностью избавить снабженца от необходимости участвовать в операциях по закупке. Avantis.Pro позволяет организовать работу так, чтобы заявители могли самостоятельно получить требуемые материалы с помощью операций отпуска со склада, резервирования или пополнения запасов, либо путем прямой закупки. Подобная автоматизация может быть проведена без ущемления прав отдела снабжения на управление процессом закупок. Дело в том, что когда снабженцы не будут вовлечены в рутинный процесс ручного ввода операций, а заявители смогут самостоятельно пользоваться всеми корпоративными инструментами закупок, процесс снабжения достигнет максимальной эффективности.
Складские ресурсы (по которым ведется учет запасов - будь то физических или с нулевым остатком) могут автоматически пополняться на основании заранее сформированных контрактов или генеральных заказов. В зависимости от потребности, система может автоматически разрешить исполнение заказа на закупку и направить его поставщику. Процесс обеспечения потребностей в складских запасах действует быстро и эффективно.
Прямая закупка подразумевает, что работники различных отделов могут самостоятельно принимать решения по закупке в рамках своих полномочий. Чтобы прямые закупки работали эффективно, эти работники должны иметь доступ ко всей корпоративной информации по закупкам для принятия правильных решений. В зависимости от полномочий работника его запрос на прямую закупку может вызвать оформление следующих документов:
· Бронирование, если материал имеется в наличии или может быть вовремя получен через процедуру пополнения запасов. Такое бронирование, как складируемых, так и закупаемых напрямую материалов, означает их принадлежность затребовавшей стороне. Для складируемого материала, затребованное количество которого имеется в наличии, бронирование осуществляется автоматически. Если же нужного количества на складе нет, в процессе бронирования активизируется процедура пополнения запасов, а при последующем поступлении материала на склад принадлежность будет задана автоматически.
· Заявка, если затребовавшее материал лицо не уполномочено производить оформление заказов по контракту или заказов на поставку.
· Разрешение закупки по контракту, если для данного материала уже существует контракт на поставку, и затребовавшее материал лицо имеет полномочия на такую операцию.
· Заказ на поставку, если затребовавшее материал лицо имеет полномочия на такую операцию.
Оформление заявки влечет за собой два дополнительных события: одно или несколько разрешений на закупку по контракту и/или один или несколько заказов на поставку - все они могут генерироваться автоматически в зависимости от установленных правил. 
Рис. 3. Реагирование на потребность – Avantis.Pro автоматически резервирует имеющиеся в наличии материалы на соответствующий источник возникновения потребности
Контракты на поставку
Контракты на поставку играют важную роль в повышении эффективности снабжения и стимулирования труда. Когда требуется закупить материалы или услуги, наиболее эффективным способом является контракт на поставку. Поскольку контракты на поставку заранее подготавливаются и утверждаются снабженцами, стороны, которым требуется материал, берут на себя минимальный риск при "запросе" разрешения закупки по ним. Снабженец заранее выбирает поставщика и договаривается с ним об условиях поставки, что дает возможность заявителям быстро получать товар без дальнейшего участия снабженцев.
Контракты на поставку заключаются для долгосрочного приобретения определенного вида материала, товара или группы материалов (напр., можно заключить контракт на поставку каких-либо материалов общего характера, скажем, подшипников или химикатов). Разрешения на оформление заказов на поставку по контракту могут обрабатываться автоматически (через каталог, по заявке, на основе графика заданий или наряд-заказа), или вводиться вручную уполномоченными пользователями.
Контракты на поставку позволяют упрочить связи с поставщиками, поскольку они гарантируют поставщикам долгосрочное наличие заказов на обеспечение ваших потребностей и позволяют прогнозировать, что и когда вам понадобится. Когда поставщик будет примерно знать, что и когда вы закажете у него, он сможет лучше планировать свое производство. В результате поставщик может снизить себестоимость и предложить вам более низкие цены и сроки поставки.
Разовые заказы
Контракты на поставку для некоторых материалов могут и не вестись. Для таких ситуаций, когда полная автоматизация не совсем применима, предусмотрены разовые заказы, позволяющие использовать весь арсенал инструментов снабжения. Для оформления такого заказа пользователи могут выбирать материалы, услуги и товары или группы материалов по каталогу. Заранее установленные правила закупок (напр., выбор поставщика с минимальной ценой вместо основного поставщика, направление определенного процента операций по закупке заданного материала указанному поставщику) действуют автоматически при генерации заказа.
Разовые заказы могут быть как простыми, так и сложными, в зависимости от ваших требований. Например, одна строка в заказе на закупку может включать в себя все требуемое количество позиций ТМЦ. А можно ввести на одну и ту же позицию несколько строк для указания и отслеживания источников возникновения потребностей (напр., одно количество позиций предназначено для пополнения запасов; другое - для выполнения заявки). В любом случае выполняется консолидация одинаковых позиций для расчета общего количества их заказа. В результате, вы можете добиваться более выгодных цен за общий объем заказа, но при этом от вашего внимания не ускользнут детали индивидуальных потребностей заявителей, которые и формируют этот заказ. Такая гибкость не просто обеспечивает максимальную эффективность процесса снабжения, но и гарантирует, что полученные позиции будут направлены по назначению.
Автоматизация закрытия цикла
Неотъемлемым этапом традиционного цикла снабжения является его закрытие. В полностью автоматизированной и интегрированной системе управления снабжением фаза закрытия подразумевает не только оплату по инвойсам, но также представление всей картины операций снабжения. Полная автоматизация процесса сверки заказов на поставку дает, пожалуй, наиболее ощутимую экономию сил и времени на любом предприятии, а также значительно повышает достоверность информации. Своевременная оплата инвойсов способствует улучшению отношений с поставщиками и дает возможность экономить денежные средства за счет получения скидок.
Анализ эффективности операций снабжения и работы поставщиков позволяет целенаправленно оптимизировать все стадии цикла. При правильной организации фаза закрытия цикла снабжения дает потрясающие результаты, позволяющие значительно поднять конкурентоспособность предприятия.
В традиционном цикле снабжения отделы закупок и/или расчетов с кредиторами для принятия решения по оплате инвойсов должны произвести тщательное сопоставление заказов на поставку, приходных накладных и инвойсов. Этот процесс требует огромных трудозатрат, поскольку много времени уходит на поиск, проверку, сортировку и упорядочивание документов. Avantis.Pro полностью автоматизирует процесс сверки, практически полностью избавляя от бумажной работы. По мере укрепления ваших связей с поставщиками, Avantis.Pro может поднять эту автоматизацию на еще более высокий уровень, позволяя выборочно использовать безынвойсный метод работы.
Автоматическая трехсторонняя сверка
Реализованная в Avantis.Pro технология автоматической трехсторонней сверки заказов, приходных накладных и инвойсов позволяет значительно сократить элемент ручных операций в цикле снабжения.
По мере регистрации приходных накладных Avantis.Pro автоматически сверяет полученное количество с заказанным по строкам соответствующего заказа на поставку или по строкам всех заказов, разрешенных по контрактам. По каждой приходной накладной система может автоматически бронировать материал для выдачи его соответствующему заявителю, информировать заявителя о наличии материала, выдавать уведомление о возникновении задолженности. Помимо избавления от трудоемких операций бумажной обработки документов, такая автоматизация ускоряет внутренние операции снабжения и повышает эффективность процесса оприходования материалов.
Если политика предприятия требует регистрацию инвойсов поставщиков (в противоположность безынвойсной технологии), Avantis.Pro дает возможность полностью автоматизировать процесс сверки документов. По всем полученным материалам система сама учитывает суммы возникшей задолженности, поэтому для сверки инвойса требуется лишь указать номер заказа и сумму по инвойсу. При получении инвойса Avantis.Pro автоматически сверяет количество по инвойсу с количеством неотфактурованных поступлений по соответствующему заказу на поставку, а также сумму по инвойсу с суммой заказа на поставку. 
Рис. 4. Avantis.Pro дает возможность полностью автоматизировать процесс сверки документов
Помимо сверки инвойсов, Avantis.Pro также автоматически балансирует инвойсы, прежде чем отправить их на оплату. В процессе балансировки инвойса проверяется равенство сумм его строк итоговой сумме (т.е. сумма итогов по всем строкам инвойса должна равняться общей сумме инвойса; сумма строк налогов должна равняться итоговой сумме налогов, сумма других начислений - общей сумме начислений и т.д).
Автоматизация сверки и балансировки дает экономию для всех задействованных в этом процессе отделов предприятия. Поскольку любая бумажная работа исключается, процесс сверки инвойсов дает значительное повышение эффективности цикла снабжения в фазе его закрытия. Это позволяет направить силы и время на другие важные задачи, такие как анализ реальной эффективности всех этапов цикла.
Самофактурирование
Самофактурирование, называемое также "расчет по сверенным поступлениям", полностью исключает этап обработки инвойсов и связанные с ним затраты и задержки. Поскольку приходные накладные уже сверены с заказами на закупку или с заказами по контрактам, факт приемки товаров автоматически инициирует возникновение задолженности по оплате за полученное количество по заранее оговоренным ценам.
Самофактурирование позволяет и поставщику, и заказчику дополнительно сократить объем бумажной работы (исключаются операции ввода и сверки инвойсов), является гарантией того, что фактическая сумма оплаты будет соответствовать заказу, и может даже привести к снижению стоимости заказа, поскольку поставщик переносит и свою экономию на вас.
Самофактурирование можно внедрять постепенно для отдельных поставщиков на основе соответствующих договоренностей. Такой метод работы требует особенно доверительных отношений с поставщиком и коренным образом меняет значимость заказов на поставку, смещая главный акцент на них. Для успешной работы по методу самофактурирования поставщик должен строго соблюдать условия заказа на поставку. Самофактурирование проповедует нестандартный для технологий снабжения подход, который, тем не менее, система Avantis.Pro способна реализовать.
Управление работой с поставщиками
Работа службы снабжения считается эффективной, когда она быстро реагирует на потребности производства и при этом обеспечивает экономию затрат, связанных с их удовлетворением. Повысить эффективность службы снабжения можно различными методами: оптимизировать связи с поставщиками; улучшить отношения с поставщиками; стимулировать свой персонал путем предоставления в их распоряжение инструментов для закупки, таких как контракты на поставку и автоматизированные системы утверждения, полностью управляемыми из центрального каталога.
Расширение возможностей отдела закупок делает систему снабжения близкой к "идеальной", когда отдел закупок занят в основном вопросами управления и почти не тратит времени на рутинные операции цикла снабжения. 
Рис. 5. Информация о поставщиках – как общая информация, так и данные о поставляемых наименованиях
Оптимизация связей с поставщиками
Оптимизация связей с поставщиками позволяет организовать снабжение с адекватным соотношением затрат на операции снабжения и качества удовлетворения потребностей предприятия. Связи с поставщиками можно оптимизировать различными методами:
· Сократить количество поставщиков и установить более тесные связи с наиболее ценными из них.
· С самыми надежными поставщиками заключить контракты на больший объем поставок, чтобы снизить и накладные расходы, и стоимость закупаемых материалов или услуг.
· Установить связи с "корпоративными" поставщиками, которые могут предложить более выгодные цены и условия.
Лучше меньше, да лучше
Уменьшение числа поставщиков и улучшение отношений с ними дает многие преимущества обеим сторонам. Поставщик, со своей стороны, получает выгоду от гарантированных заказов, что позволяет ему оптимизировать планирование выпуска продукции и снизить себестоимость, поскольку он знает, что вам потребуется, сколько и когда.
С вашей стороны вознаграждением будет: более точное представление о запасах материалов у поставщика; корпоративные скидки; более оперативная реакция поставщика на ваши запросы, в том числе ускорение доставки; возможность гибко договариваться о более выгодных ценах и условиях; и, наконец, ваша уверенность в поставщике трансформируется в доверие к вам ваших клиентов.
Связь с учетом запасов
В типичной службе закупок, удовлетворяющей потребности отделов технического обслуживания и/или производства, примерно 70% заявок на все виды закупок (но не более половины общего объема закупок) порождается потребностью в пополнении складских запасов. В связи с этим можно добиться значительной экономии за счет автоматизации самого процесса пополнения запасов.
Наиболее эффективный способ достижения этой цели - заключение отделом закупок контрактов с поставщиками на поставку позиций материальных запасов. Разрешения на закупки по контрактам могут генерироваться автоматически на основании заявок на пополнение запасов, генерируемых системой учета запасов.
Avantis.Pro полностью интегрируется с модулем Avantis.Pro "Запасы ОРК". Тем не менее, вы можете использовать любые другие системы учета запасов, которые оптимально подходят вашему предприятию. Какой бы инструмент вы не выбрали, Avantis.Pro исключает дублирование информации между службами закупок и учета запасов, которое часто возникает при использовании неинтегрированных систем ведения закупок. Такое дублирование исключается путем ведения отдельной общей базы информации по закупкам и запасам, в результате чего вам не нужно ничего вводить дважды.
Кроме обеспечения потребностей технического обслуживания и производства за счет пополнения запасов, модуль Avantis.Pro "Снабжение" позволяет напрямую закупать материалы и услуги с отнесением их на нематериальные счета (напр., на наряд-заказы технического обслуживания, на объекты и/или сегменты счетов главной книги), минуя склад.
Связь с каталогами поставщиков
Каждая позиция каталога может быть связана с соответствующим списком позиций ТМЦ по каталогу поставщика, что позволяет включить в ваш каталог уникальные обозначения данной позиции, используемые каждым из поставщиков.
Для каждой позиции может иметься список цен, срок их действия и т.д. Чем детальней будет информация каталога, тем эффективнее будет его использование. Например, выбор поставщика из каталога может происходить автоматически на основе того, кто предлагает более низкие цены и более короткий срок поставки. Это также позволяет заявителям более экономно осуществлять прямые закупки.
Поскольку Avantis.Pro разграничивает понятия позиций каталога (т.е. все, что вы покупаете) и позиций поставщика (т.е. конкретные изделия, выпускаемые поставщиком), вы можете переложить работу по ведению информации о ценах и ассортименте на поставщика, который будет электронным способом обновлять свои каталоги в вашей базе данных, не затрагивая ваш центральный каталог.
Анализ работы отдела снабжения
Анализ работы отдела снабжения помогает определить, в какой степени достигаются намеченные цели, какие аспекты требуют совершенствования, и дает руководству возможность понять, какую роль играет служба снабжения в целом для деятельности предприятия.
На первом этапе внедрения необходимо поставить цели, задать критерии, по которым будет оцениваться эффективность, и определить показатели, по которым вы будете отслеживать темп продвижения к поставленным целям (эффективность поставок, тенденции сроков внутренних и внешних операций, качество удовлетворения потребностей, уровень затрат на поддержание запасов, стоимость заказов на поставку и т.п.). Анализ снабжения может включать в себя оценку операций по закупкам (напр., роли, отношения, обучение, простота связи), проверку правил и процедур закупки (напр., методы выбора поставщиков, реагирование), оценку эффективности (напр., уровень цен, экономическая отдача, планирование).
Картотеки Avantis.Pro показывают все сведения, необходимые для анализа операций снабжения. С помощью различных окон картотек можно получить углубленное представление о ведении дел. Например, можно проследить, насколько успешно вы продвигаетесь к цели снижения средней стоимости заказов на закупку и всех стоимостных составляющих. Или можно посмотреть, как решается задача по сокращению числа поставщиков и повышению эффективности работы с ними, с помощью таких показателей, как общий объем операций с одним поставщиком, совокупный и индивидуальные показатели эффективности поставщиков, уровень полученных скидок и т.п. Настроив и сохранив требуемые представления информации в картотеках, вы сможете непрерывно следить за тем, как решаются поставленные задачи. Вы сможете также сравнивать показатели своего предприятия с другими компаниями в отрасли.
Благодаря тесной интеграции с приложениями электронных таблиц, такими как Microsoft Excel, информация картотек может быть представлена в графическом виде, в виде диаграмм, трендов и т.п.
Идеальная организация снабжения
Результатом перехода от управления рутинными операциями к управлению службой снабжения в целом станет более эффективная организация снабжения. При идеальной организации снабжения работники-снабженцы имеют в своем распоряжении все инструменты для эффективного управления, могут тратить больше времени на улучшение связей с поставщиками, что способствует повышению скорости и качества удовлетворения потребностей предприятия.
С момента выявления потребности отдел закупок никак не вовлечен в процесс получения материалов или услуг. Цикл снабжения автоматизирован до такой степени, что участие снабженцев может требоваться только в исключительных ситуациях.
Переход к идеальной организации снабжения не исключает использования разовых заказов для удовлетворения потребностей, которые не были запланированы или составляют слишком малое количество. В любом случае такая организация работы позволяет свести подобные ситуации к минимуму. Avantis.Pro предоставляет инструменты для решения любых ситуаций в сфере снабжения.
